Mūsų centras – iš tų įstaigų, kuriose tas pats nedidelis kolektyvas rūpinasi labai skirtingais darbais: vaikų ugdymu, stovyklomis, turistų apgyvendinimu, renginiais ir bendruomenės veikla. Tokioje įstaigoje niekas nedirba tik vieno darbo, o kiekviena diena atneša klausimų iš visų sričių iš karto.
Ši įvairovė yra mūsų stiprybė, bet ji turi ir kainą: užklausos dėl nakvynės ateina telefonu ir el. paštu, stovyklų dalyvių sąrašai gyvena skaičiuoklėse, renginių informacija skelbiama keliose vietose, o ataskaitos rengiamos renkant duomenis iš visų šių šaltinių. Kuo daugiau veiklų, tuo daugiau vietų, kuriose informacija gali pasimesti.
Ką išmokome bandydami tvarkytis
- Viena užklausų vieta. Kai rezervacijos ir registracijos suplaukia į vieną formą, o ne į tris kanalus, nebereikia lakstyti tikrinant, ar kas nors neliko be atsakymo.
- Bendri sąrašai. Dalyvių ir svečių informacija, pasiekiama visai komandai, reiškia, kad atostogaujantį kolegą galima pavaduoti neieškant failų jo kompiuteryje.
- Pasikartojančių darbų sąrašas. Surašę, kokius darbus kartojame kas savaitę, pamatėme, kad nemažą jų dalį galima supaprastinti arba visai automatizuoti.
Mažai įstaigai svarbiausia, kad sprendimai būtų paprasti ir nekainuotų. Ieškantiems, nuo ko pradėti, praverčia praktiški skaitmeniniai įrankiai – nemokamos skaičiuoklės ir klausimynai, padedantys suskaičiuoti rankinio darbo kaštus ir įsivertinti, kurioje vietoje skaitmenizacijos kelio įstaiga yra dabar.
Patarimas panašioms bendruomenėms
Nelaukite, kol atsiras „tam skirtas žmogus” – mažose įstaigose jis neatsiranda niekada. Vietoje to išsirinkite vieną skaudžiausią vietą, skirkite jai vieną vakarą ir išbandykite paprasčiausią įmanomą sprendimą. Mes taip pradėjome nuo registracijų į stovyklas, ir būtent tas mažas žingsnis įtikino komandą, kad pokyčiai įmanomi ir be didelių biudžetų.
Ir dar: nebijokite pasidalinti patirtimi su kaimyninėmis įstaigomis. Seniūnijos bibliotekos, mokyklos ir bendruomenių namai sprendžia tas pačias problemas, tad vienoje vietoje atrastas sprendimas dažnai tinka visiems – o kartu mokytis visada lengviau nei po vieną.